Lựa chọn phần mềm cho quán cà phê như thế nào thì tốt?

Cập nhật vào 02/12

Nếu như bạn có ý định khởi nghiệp kinh doanh Cafe hay muốn mở thêm nhiều cơ sở thì việc sử dụng phần mềm quản lý sẽ giúp bạn hoàn thành việc này siêu tốt. Phần mềm quản lý bán hàng không chỉ giúp chủ cửa hàng thanh toán hóa đơn mà còn giúp tổng hợp tình hình kinh doanh để có những chiến lược kinh doanh tốt hơn.

Một phần mềm phù hợp sẽ giúp bạn quản lý khoa học và nâng cao hiệu quả công việc. Ngược lại việc phần mềm không đáp ứng sẽ tiêu tốn thời gian và tiền bạc của bạn. Dưới đây POS365 sẽ giúp bạn lựa chọn phần mềm cho quán cà phê như thế nào thì tốt?

I. Chi phí và khả năng tương thích với thiết bị của bạn

Khi sử dụng phần mềm quản lý quán cafe, khả năng tương thích của phần mềm với các thiết bị phần cứng của bạn là vô cùng quan trọng. Nếu phần mềm có khả năng tương thích tốt với phần cứng của bạn như máy in, máy in hóa đơn, máy tính, máy quét mã vạch,… thì bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí để chạy phần mềm này.

Nếu không, bạn sẽ phải tốn rất nhiều tiền để tái đầu tư các thiết bị ngoại vi đi kèm ngay từ đầu để hỗ trợ bán hàng, quản lý tốt hơn. Một thiết bị phân phối xách tay nhỏ gọn và tích hợp đầy đủ máy in, máy scan… và phần mềm quản lý bán hàng tốt là giải pháp hữu hiệu đắt giá nhất cho bạn. Tìm hiểu thêm về máy bán hàng tự động cầm tay.

II. Những tính năng cần thiết

Các ngành nghề kinh doanh khác nhau sẽ có đặc điểm sản phẩm khác nhau và phương thức bán hàng khác nhau. Vì vậy bạn cần tìm hiểu rõ những tính năng nào của phần mềm quản lý bán hàng có thể giúp ích cho bạn. Trường hợp bạn đang kinh doanh quán cà phê, phần mềm có chức năng đặt hàng tiện lợi sẽ giúp bạn bán được hàng nhanh hơn.

III. Cân nhắc sử dụng công nghệ điện toán đám mây

Công nghệ điện toán đám mây lưu trữ tất cả dữ liệu của bạn sẽ trên một máy chủ đặc biệt. Nhờ đó, dữ liệu bán hàng hoặc thu nhập của bạn được an toàn tuyệt đối. Nếu bạn lưu dữ liệu vào một máy tính cá nhân, điều gì sẽ xảy ra khi máy tính đó bị treo hoặc bị treo. Việc backup dữ liệu trên những máy tính này rất khó. Trong một số trường hợp không thể khôi phục được, điều này khá nguy hiểm cho việc kinh doanh quán cà phê của bạn.

Nhưng với công nghệ điện toán đám mây, bạn có thể truy cập dữ liệu bán hàng của mình trên mọi máy tính, điện thoại có kết nối internet. Dữ liệu này khi lưu trữ trên máy chủ sẽ được mã hóa và chỉ bạn có mật khẩu mới có thể xem và thay đổi để đảm bảo an toàn tuyệt đối.

IV. Phần mềm bạn chọn có dễ sử dụng không?

Không doanh nghiệp nào chấp nhận đầu tư vào một hệ thống không thể sử dụng được. Vì vậy việc lựa chọn một hệ thống dễ sử dụng và có thể sử dụng hàng ngày mà không cần tham khảo sách hướng dẫn là điều tối quan trọng. Việc này tối ưu cho những quán cà phê có lượng khách hàng lớn. Phần mềm dễ sử dụng sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian làm quen và sử dụng nó.

V. Hỗ trợ quản lý đa chi nhánh

Sẽ không có vấn đề gì nếu bạn chỉ kinh doanh một quán cà phê, nhưng sau này bạn có thể phát triển nhiều chi nhánh ở nhiều địa chỉ khác nhau. Nếu phần mềm quản lý của bạn không hỗ trợ quản lý bạn sẽ kiểm soát các nhánh đó như thế nào? Hiện tại, phần mềm quản lý quán cafe POS365 hỗ trợ không giới hạn số lượng chi nhánh. Bạn có thể xem tình hình kinh doanh của tất cả các chi nhánh nhà hàng trên một thiết bị di động.

VI. Theo dõi hàng tồn kho

Kiểm soát hàng tồn kho là một quá trình phức tạp và tốn nhiều thời gian, tuy nhiên hiện nay hầu hết các phần mềm quản lý đều có một tiện ích giúp cho việc quản lý hàng tồn kho trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Điều quan trọng là nếu bạn có nhiều chi nhánh hoặc nhà kho vì thông tin về các sản phẩm hiện có, nguyên liệu trong kho ở các nhà hàng khác rất quan trọng đối với hoạt động hàng ngày của bạn. Tuy nhiên, phần mềm quản lý tốt sẽ làm được nhiều việc hơn là chỉ theo dõi hàng tồn kho của bạn.

VII. Báo cáo thống kê chuẩn xác

Để hiểu rõ hơn về tình hình kinh doanh dịch vụ đồ uống của mình thì việc nghiên cứu các báo cáo, thống kê là vô cùng quan trọng. Bạn sẽ cần những mẫu báo cáo chi tiết hơn như báo cáo thu chi, các loại chứng từ, kho hàng, báo cáo bán hàng của từng nhân viên, từng nhà hàng. .. Bằng cách này, bạn sẽ lập kế hoạch để phát triển nhà hàng của mình tốt hơn.

VIII. Khả năng hỗ trợ khách hàng

Trong quá trình sử dụng phần mềm chắc chắn bạn sẽ gặp phải các vấn đề về lỗi và khó thực hiện một số tính năng của phần mềm. Hoặc các thiết bị phần cứng của bạn như máy in, máy quét của bạn, két tiền không hoạt động bình thường.

Những lúc như vậy, sự hỗ trợ của nhà phát hành phần mềm là vô cùng cần thiết, việc này phải được thực hiện càng nhanh càng tốt để không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Có rất nhiều phần mềm quản lý bị treo, rủi ro là bạn sẽ không thể sử dụng nó và tất cả dữ liệu trước đó sẽ bị mất.

IX. Tổng kết

Trên đây là một số tiêu chí Lựa chọn phần mềm cho quán cà phê mà chúng tôi gửi đến bạn. Nếu như bạn muốn sử dụng phần mềm đáp ứng toàn bộ yêu cầu trên thì hãy dùng thử POS365. Phần mềm quản lý bán hàng ưu việt giúp chủ quán quản lý kinh doanh hiệu quả hơn.